用 Claude 自動化行政表單：五步驟方法＋做好的報稅 Skill 直接下載
如果你是在我的貼文下面留言「行政」被傳過來的——歡迎，Skill 檔案跟五步驟都在這篇，直接往下看。
先講那個故事：幫客戶看營業稅申報的時候，我發現他每期都在手抄發票——一張張把統編、金額寫進「發票使用明細表」再加總，發票一多就是好幾個小時。我說讓 Claude 來，他本來極力反對，15 分鐘後表格做好，他只問我一句：
「一般人知道 AI 可以這樣用嗎？」
這篇就是要讓你知道。而且報稅表只是示範——LINE 訂單貼 Excel、紙本登打系統、散在各處的資料彙整成報表，全部都是同一套做法。我自己公司靠這套，一年少做約 1,200 小時的複製貼上。
會用到的東西（要不要錢先講清楚）
| 工具 | 做什麼 | 費用 |
|---|---|---|
| Claude（Claude Code） | 讀照片、寫程式、填表、檢查，全程只跟它講話 | 我用付費方案（Pro 以上就含 Claude Code） |
| Python 小程式 | 真正把字填進 PDF 的工具 | 免費，Claude 自己寫、自己跑 |
Python 你完全不用學——是 Claude 在碰，不是你。
這套流程需要 Claude 能讀你的檔案、跑程式，所以要用 Claude Code（終端機或桌面 App 都行），網頁版 Chat 碰不到你的檔案。
先拿走：做好的發票明細表 Skill
如果你剛好也是手開發票的營業人（或你的會計還在手抄），這顆直接用：
⬇️ 下載 invoice-usage-report.skill
安裝：把檔案丟給 Claude Code 說「幫我安裝這個 skill」，或自己解壓縮放到 ~/.claude/skills/。
用法超簡單，拍三種照片放同一個資料夾：
- 購票證（國稅局的藍黃小卡）——或直接打字給它統編、名稱、稅籍編號
- 每本發票的封面——要看得到年月、字軌、號碼範圍
- 每張有開出去的發票——一張一拍，作廢的不用拍（缺號會自動當作廢）
然後跟 Claude 說「幫我填發票使用明細表，照片在某某資料夾」，它會讀照片、驗統編、填表、加總，產出可以直接列印申報的 PDF。
小提醒：這顆 Skill 目前在 macOS 上實測過；Windows 使用者可能需要請 Claude 微調（它自己會處理，你只要跟它說哪裡卡住）。
最有價值的其實不是快，是它比手寫更不容易錯。這顆 Skill 內建四道檢核：
- 統編先用檢查碼驗一次，抄錯直接擋下
- 再拿統編去查政府公開登記資料，比對公司名稱是不是同一家
- 金額加總自動驗算
- 成品轉成圖片，AI 自己再核對一遍才交件
手寫不會有這些保險。
五步驟方法：把你自己的行政作業變成 Skill
報稅表只是我的案例。你手上那件「每次都要抄來抄去」的事，照這五步做：
第 1 步：定義要產出的東西
把空白表單拍照或掃描給 Claude 看，跟它說「我每次都要把資料填進這張表」。不是表單也行——要產出的 Excel、報表、通知訊息，給它一個範例就好。
第 2 步：給資料來源
照片、截圖、LINE 訊息、Excel、簡報、PDF⋯⋯都可以。重點是跟它說清楚資料從哪來、長什麼樣子：「訂單都是客人傳 LINE 給我，格式大概像這樣」然後貼幾個真實例子。
第 3 步：用白話定處理規則
像跟新同事交接一樣講：
- 怎麼辨識：「手寫的統編在格子裡，一格一個數字」
- 怎麼填：「缺號的發票就是作廢，要寫進表裡」
- 怎麼運算：「最後要加總銷售額和稅額」
- 怎麼檢查：「統編有檢查碼可以驗、加總要對得起來」
例外狀況也要講（看不清楚怎麼辦？資料缺了怎麼辦？）。檢查規則最值錢——你多花十分鐘想「怎麼驗證結果是對的」，之後每一次執行都多一層保險。
第 4 步：跑初版、對照驗收、修到穩
讓 Claude 直接做一次，你拿真實資料對答案。錯了就講哪裡錯，它會修。通常來回兩三次就穩了——我的報稅表從零到能用，就是 15 分鐘這樣來回出來的。
第 5 步：存成 Skill，之後一句話重複用
跟 Claude 說「把這整套流程做成 skill」。它會把規則、程式、檢核全部打包，下次你只要說「幫我填」。
模型的分工建議：設計 Skill 的時候用最強的模型（我用 Fable 5，Opus 4.8 也行）——因為要反解格式、設計檢核邏輯，這是整件事最難的部分；日常執行用 Opus 或 Sonnet 就夠——難的部分已經固化在 Skill 裡了，執行只是照著做。
這套跟「工作流自動化五步驟」什麼關係？
我之前寫過一篇 一人公司工作流自動化 5 步，那篇講的是整條工作流（含行銷、排程、訊息）怎麼從零開始自動化；這篇是它的特化版——專打「表單與資料」這一類：有明確的輸入（照片、訊息、Excel）、明確的輸出（表格、報表、系統欄位）的活。
如果你手上的事是「每次格式都一樣、只是換資料」，從這篇開始最快。
最後老實說
我客戶那句「一般人知道 AI 可以這樣用嗎？」我想了很久。
我們對不熟悉的東西會陌生、會緊張，但它可能正是幫你最多的東西。先從一件小事開始就好——你每個月最煩的那張表，這週末花 15 分鐘試試看。
有問題歡迎到 IG 或 Threads 留言問我～
關於作者
我是 Rand，一位 1500+ 小時經驗的 Life Coach，也是 AI 工具的打造者。助人者要接個案、做內容、還要跑一堆行政，所以我乾脆自己做工具把這些事變輕鬆——而且做這些真的很好玩！
想看用 AI 讓生活過得更輕省，追蹤 AI 生活實驗室 👉 @life.coach.mtcity，我們一起玩 AI！